Zasady przetwarzania danych osobowych
W SINNA Sp. z o.o. przykładamy szczególną wagę do ochrony danych osobowych, poufności informacji oraz przejrzystych zasad współpracy.
Poniżej wyjaśniamy, w jakich celach przetwarzamy dane osobowe, na jakich podstawach prawnych oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
1. Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem danych osobowych jest SINNA Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach, ul. Łabędzka 23, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000974100, NIP 6312705133.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
E-mail: biuro@sinna.pl
Adres korespondencyjny: ul. Łabędzka 23, Gliwice.
2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W zależności od charakteru kontaktu lub współpracy możemy przetwarzać:
- imię i nazwisko;
- nazwę firmy oraz dane identyfikacyjne przedsiębiorcy;
- adres e-mail i numer telefonu;
- adres korespondencyjny;
- informacje przekazane w zapytaniach i korespondencji;
- dane niezbędne do realizacji usług księgowych i kadrowo-płacowych;
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej.
Zakres przetwarzanych danych ograniczamy do informacji potrzebnych do realizacji określonego celu.
3. W jakich celach przetwarzamy dane?
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:
Obsługi zapytań i korespondencji – udzielania odpowiedzi na wiadomości przesyłane przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną lub inne kanały komunikacji.
Nawiązania i realizacji współpracy – przygotowania oferty, zawierania i wykonywania umów oraz świadczenia usług księgowych i kadrowo-płacowych.
Realizacji obowiązków prawnych – w szczególności obowiązków związanych z dokumentacją podatkową, rachunkową oraz innymi przepisami mającymi zastosowanie do działalności SINNA.
Ochrony praw administratora – ustalania, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
Zapewnienia funkcjonowania strony internetowej – utrzymania jej bezpieczeństwa, poprawnego działania i obsługi formularza kontaktowego.
4. Na jakiej podstawie przetwarzamy dane?
W zależności od celu przetwarzania podstawą prawną może być:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby przed jej zawarciem.
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa.
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, obejmujący w szczególności prowadzenie korespondencji biznesowej, zapewnienie bezpieczeństwa strony oraz ochronę przed roszczeniami.
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy jest ona wymagana.
5. Formularz kontaktowy
Dane przekazywane za pośrednictwem formularza kontaktowego wykorzystujemy w celu zapoznania się z treścią wiadomości, udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia korespondencji dotyczącej zgłoszonej sprawy.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak informacji umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
Danych przesłanych w formularzu nie wykorzystujemy automatycznie do wysyłania niezamówionych informacji marketingowych.
6. Komu możemy udostępniać dane?
Dane osobowe mogą być przekazywane uprawnionym odbiorcom, wyłącznie w zakresie uzasadnionym celem przetwarzania.
Mogą to być w szczególności:
- dostawcy usług informatycznych i hostingowych;
- dostawcy oprogramowania wykorzystywanego do obsługi działalności;
- podmioty świadczące usługi techniczne i organizacyjne;
- organy publiczne, jeżeli udostępnienie danych wynika z obowiązujących przepisów.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie powinny zapewniać odpowiednie środki ich ochrony.
7. Jak długo przechowujemy dane?
Okres przechowywania danych zależy od celu ich przetwarzania.
Dane związane z umowami i świadczonymi usługami przechowujemy przez okres współpracy, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.
Dane z korespondencji przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony ewentualnymi roszczeniami lub obowiązkami prawnymi.
Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.
8. Jak chronimy dane osobowe?
SINNA stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych informacji oraz związanych z nimi zagrożeń.
Dążymy do zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych osobowych, ograniczając dostęp do nich do osób uprawnionych.
9. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą?
W granicach określonych przepisami RODO przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych;
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- żądania usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z nami pod adresem biuro@sinna.pl.
Osobie, która uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.
W niektórych przypadkach przekazanie określonych informacji może być niezbędne do zawarcia umowy, realizacji usług lub wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
W ramach standardowej obsługi zapytań kierowanych do SINNA nie przewidujemy podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania.
12. Aktualizacja zasad
Niniejsze zasady mogą podlegać aktualizacji w przypadku zmian w sposobie przetwarzania danych, organizacji działalności lub obowiązujących przepisach.
Aktualna wersja dokumentu będzie udostępniana na stronie internetowej SINNA.